ホールパート法×PREP法で説明下手が簡単に改善する

今回は、こんな悩みにお答えします。
　

この記事の内容

1. 説明下手は「伝わる型」を使えば改善します
2. 伝わる型とは「PREP法」と「ホールパート法」
3. 説明下手を改善する本3冊の紹介

　
説明下手な会社員が仕事で成果を出すことは難しいです。

　
仕事の目標を達成するには周囲との情報交換や共有といったコミュニケーションが必要になるからです。
　

コミュニケーションと聞くと「言葉による会話」を想像すると思いますが、仕事に必要なコミュニケーションはそれだけではありません。会話だけでなく「文書（メール等）」や「資料（提案資料）」も仕事で必要なコミュニケーションとなります。

　　
この記事を書いている私は年間に100本以上、あるテーマで講義をしていた経験があります。その時に学んだコミュニケーション能力は不変で、今でも活用しています。

　
仕事でコミュニケーションを取る目的は「相手の行動を変える」ことです。

　
たとえばあなたが営業職なら、お客様に商品やサービスを買ってもらえることですし、社内であれば、あなたの提案が上司に認められることです。
相手に自分の伝えたいことを正確に伝えることがコミュニケーションの本質です。

　
伝わるということは、相手の行動が変わるということです。

仕事で必要なコミュニケーションは「伝わる」こと

コミュニケーションの成果は自分の伝えたとおりに相手が行動を変えてくれることです。先に述べたように、コミュニケーションの手段は言葉による会話だけではなく、文書や資料も含まれます。

　
ただ、手段は違っても「伝え方の型」は共通しています。

伝えたいことを正確に伝える型は２つ

伝えたいことを正確に伝える型は2種類あります。

この型を伝えたいことに応じて使えることが「仕事で必要なコミュニケーション」と言えます。

1. ＰＲＥＰ法
2. ホールパート法

この２種類です。有名な方法なので既に知っている方は、復習のつもりで読んでください。知らなかった方は、普段のコミュニケーションに取り入れて効果を確認していただければと思います。
　

繰り返しになりますが、コミュニケーションの手段が会話であっても文書であっても「伝え方の型」は共通です。

説明下手を改善するＰＲＥＰ法

結論を先に述べて、そのあとに理由や具体例を付け加えて結論に至った考え方を論理的に説明する方法です。説明する順番の英語の頭文字を取って「ＰＲＥＰ」です。　
　

構成

活用例

　
深く説明するので、必然的に説明量が多くなります。
　

話しが切り替わるタイミング（結論⇒理由⇒具体例⇒再度、結論）で枕詞を使って場面転換を相手に伝わるようにします。（なぜかというと、例えば、ですので）

使うことがふさわしくない場面

プレゼンや講義など、論理性が求められる場面では有効ですがプライベートやアイスブレイクなどカジュアルな場面には不向きです。

　
それは、結論を先に言うので、ネタバレで話しがつまらなくなるからです。例えば、”オチ”を最初に聞かされて結果が分かっている話しを聞いている状態です。全く興味が持てないので空気は重くなり、場が冷めてしまいます。

　
だから、プライベートやアイスブレイクなどカジュアルな場面には不向きなんです。

説明下手を改善するホールパート法

ホールパート法とは、複数の事柄を整理して説明する方法です。

全体概要（Ｗｈｏｌｅ）を提示し、そのあとに部分（Ｐａｒｔ）を説明する順番です。【Ｗｈｏｌｅ（ホール）⇒Ｐａｒｔ（パート）】

　
ホール（Ｗｈｏｌｅ）では、伝えたい分量を同時に示します。
　

構成

　
相手が整理しながら聞けることが目的です。

　
全体を2回言うことで説得力を高める手段はＰＲＥＰ法と同様です。
　

活用例

　
上司に報告するパターンで例文を作ってみました。この場合は自分が抱えている重要な案件を認識してもらうことを目的にしています。

使うことがふさわしくない場合

伝えたい分量は多くても５つまで。ホールパート法は自分の伝えたいことを相手に整理してもらいながら聞いてもらうことが目的なので、５つが限度です。

　
先ほどの例で、
　

　
って話し始めたら千鳥ノブばりに
　

　
となります。ただ、どうしても数が多くなる場合は項目をカテゴリーに分けて伝えるようにしましょう。

【例：９個伝えたいことがある場合】
「カテゴリーＡで３つ、カテゴリーＢで３つ、カテゴリーＣで３つあります。」こんな感じです。

ＰＲＥＰ法と併用するのがおすすめ

ホールパート法は単体で利用するより、ＰＲＥＰ法に組み込むことでより伝わりやすい構成になります。
　

活用例

　
いかがでしょうか？私の主張はかなり適当ですが、「そうかもしれない」と感じませんか？

ＰＲＥＰ法にホールパート法を組み込み、理由の数を明確にしたり具体例を多く出すことで、結論の説得力が高くなることが分かると思います。

なので、仕事でのコミュニケーションはＰＲＥＰ法が基本となります。時間も限られているビジネスシーンで、「だから、何が言いたいの？」なんて言われたら致命的です。

　
結論ファーストで伝えていきましょう！

説明下手を改善する3冊の本

ここまで、仕事で必要なコミュニケーション能力を発揮するためのテクニックをお伝えしてきました。しかし、ここで紹介する本はテクニック本ではありません。

　
ＰＲＥＰ法で使う具体例（引き出し）が多くなる物の見方を変える本の紹介です。３冊あります。

具体と抽象

なぜ、あなたの話しが通じないのか？それは見ている視点が違うから。

視点を合わせて、相手に理解してもらうための方法論が分かります。コミュニケーションギャップの解消に不可欠な思考です。

「具体⇔抽象」トレーニング

先ほどの具体と抽象で学んだことを活かすためのトレーニング本です。
参考書だと思って２９問にチャレンジしてください。

　
具体と抽象の行ったり来たりで、思考が鍛えられます。

「頭のゴミ」を捨てれば、脳は一瞬で目覚める

この本は自分の思考をスッキリさせるための方法が書かれています。また、何のために今の仕事をしているのか「目的」を考える癖がつきます。

　
この私の表現自体は本から得た情報を抽象化していますので、先に挙げた「具体と抽象」を読んでからこちらを手に取ってください。

以上の３冊がＰＲＥＰ法などコミュニケーション能力をテクニックとして発揮する時の具体例（引き出し）が多くなる物の見方が変わる本です。

　
今回は以上となります。どんな仕事でもコミュニケーション能力は必要です。それは、仕事とは相手の行動を変えることだからです。

　
行動を変えることができれば、お客様に商品を買ってもらったり、社内のメンバーを巻き込んで大きな仕事を一緒に進めたりすることができます。

　
「要はなに？」と言われがちな人はＰＲＥＰ法を意識してコミュニケーション能力を高めてください。

追伸

この記事は「伝え方の型」を使って書きました。

紹介した３冊の本を「買ってみよう！」と少しでも感じているならこの記事の信頼性は高いことになります。

仕事の成果をあげるために、取り入れてください。