仕事ができない人は説明が下手｜５つの基本行動で改善可能

今回は、こんな悩みにお答えします。
　

この記事の内容

1. 説明が下手な人に共通する特徴と説明が下手な原因
2. 説明が下手だと「仕事ができない人」認定される
3. 仕事で説明が下手な人に試して欲しい５つの行動

社内で提案や報告をしても、「いい反応」をもらえないとモチベーションは下がります。「なんで、自分の説明は分かりにくいのだろうか？」と悩んだこともあるのではないでしょうか？

　
私は誰もが知る大きな会社で、19年間を過ごしてマネージャーとなって9年目です。この記事では若手社員が社内提案や報告をするときに、意識しておきたい5つの基本行動を解説しています。基本動作なので「説明時のあなたの行動」です。

　
５つの基本動作が身につけば「あなたの言うことなら間違いない」と上司から信頼される人材になれます。提案や報告も詳しい説明なしで受け入れてもらえるようになるはずです。

説明が下手な人に共通する特徴

仕事で説明が下手な人の特徴、それは

• 話すことが目的になっている

これにつきます。仕事で説明する目的は「相手の行動を促すため」です。

上記のような行動を仕事相手に取って欲しいので説明をするのです。説明が下手な人は「なんとなく話している」だけで、相手を動かそうとする意識が足りません。

説明が下手な原因

前述の意識不足について、さらに考えると原因が見えてきます。

大きくは上記3つの原因です。

説明内容が抽象的

説明内容が抽象的だと聞いている人は、

と感じます。
　

少なくとも、クロージングの場面では「～をして欲しい」など、相手の行動を促すコメントを残しましょう。聞いている人も自分への期待を把握できるので、あなたの説明でわからない部分を質問できます。

事実と感想を分けない

上司の立場で言うと、事実と感想が分けられていない相談は最悪です。部下からの相談のほとんどは「判断して欲しい」が本音です。違いますか？
　

にもかかわらず、説明が下手な部下は「本人の感想」や「勝手な解釈」を付け加えて相談にくるので判断に迷います。なので、上司に相談する場合は

• 事実は●●です
• ここからは私の解釈です
• 私の率直な感想は●●です

というように、上司があなたの情報を区別できるように話しましょう！

説明の型を知らない

実は、伝わりやすい説明には「型」があります。「型」を使い説明すれば、だれでも簡単に一定のレベルに到達できます。下記の記事で解説していますのでご覧いただければと思います。

説明が下手だと「仕事ができない人」認定される【デメリット】

説明が下手な人は、「仕事ができない人」認定をされて損をします。それはコミュニケーション能力が低いと思われ、相手にされなくなるからですね。
　

仕事の基本はいつの時代も「人」と「コミュニケーション」です。基本ができていなければ、内容が良い提案であっても伝わらず撃沈します。これを数回、繰り返せば信頼もなくなりますね。

　
反対に説明が上手いと、「この人は信頼できる」と良い印象を持ってもらえます。少なくとも前章で紹介した説明の「型」を使えば、説得力が高まり「コミュニケーション能力が低い」とはなりません。

仕事で説明が下手な人に試して欲しい５つの行動

この章では説明の「型」を使ったうえで、さらに相手の理解を深めるための行動を5つ解説します。「相手の行動を促す」テクニックです。

「問いかけ」

あなたは提案や報告のとき、説明内容を一気に話していないでしょうか？特に資料を使って説明する場合は注意が必要で、都度「問いかけ」で理解の確認をしましょう。
　

相手はあなたの言葉を正確に理解していません。厳密に言うと聞いていません。資料を見て自分なりに解釈して「説明が終わったらこの部分を聞こう」と質問を考えているからです。

　
ではどのタイミングで、「問いかけ」すればいいのか？決まったタイミングはないので、ベーシックな提案資料を想定し解説します。

1. 提案目的の説明
2. 提案内容の詳細
3. スケジュールの説明
4. 費用の説明

上記②、③、④の説明のあとに、それぞれ「問いかけ」を行います。相手は問いかけられるので、緊張感を持って説明を聞いてくれます。
　

そして問いかけの言葉は、「ここまでの説明で不明な点はないでしょうか？」たったこれだけで、大丈夫です。本当の目的は相手から「はい」の言葉を引き出すことです。

　
この心理的メカニズムについて知りたい方は、影響力の武器[第三版]　なぜ、人は動かされるのかを読んでください。

「復唱」

問いかけをすると、質問がでます。明確な質問ならそのまま答えて大丈夫です。ただ相手も説明を聞きながら質問をしているので、考えがまとまっておらず何を聞きたいのか分からない場合があります。

　
このような状況になれば、迷わず質問を復唱してください。

と要約して質問の意図を確認します。　意外なところで内容が伝わっていないと、把握できます。ふたたび説明をするチャンスにもなり、提案や報告内容の認識がずれたまま判断されるリスクを解消できます。

「聞く姿勢」

提案も報告もコミュニケーションが基本です。自分本位ではなく、相手のことを考えて振る舞います。相手が話しているときには、４つの行動を心がけましょう。

• うなずきながら聴く
• あいづちを打つ
• 相手の感情に合わせた表情をつくる
• 自分の感情を表現する

簡単にできる順番に記載しています。一つずつ行動に移してください。　

「意見を受け取る」

相手が話しているときは、だまって聴きましょう。途中であなたが割り込むと、話す気がなくなり聞いてくれなくなります。コミュニケーションに関する研修や本にも必ず出てくる内容ですが、守れない人が多いです。

　
相手の言いたいことが分かったり、自分の考えと違う意見を言われるとガマンができなくなるのです。そして最大のNG行動が「相手の意見を否定する」ことです。

• 「いや、・・・」
• 「そうは言っても・・・」
• 「それはちょっと・・・」

どんな意見でも上記のような言葉で、切り返すのはやめましょう！否定された人はあなたの説明を聞かなくなります。まずは意見を受け取る態度を示すのです。

• 「そうですね」
• 「なるほど、分かります」
• 「やってみます」

言葉づかいは普段のクセがでますので、プライベートも意識してください。

「話すスピード」

多くの人が安心感を持つスピードは、1分間に300字程度と言われています。話すスピードについては聞き手の好みがあるので、正解を決めることはできないですが重要なのは「あせらない」ことです。
　
　
「スピード」・「トーン（緩急）」・「間」を意識すればあせっていても相手にはバレないです。私も若手社員の頃は話すスピードを、ストップウォッチを使って練習しました。
　

あまり意識する機会もないですが、社外でのプレゼンに備えて「スピードも大事なんだ」と覚えておいてください。ちなみに1分間に300字はNHKのアナウンサーの話すスピードです。民放テレビはもう少しだけ早いです。

まとめ：仕事ができない人は説明が下手

仕事の説明下手を改善する方法をマネージャー視点で解説させてもらいましたが、いかがでしたでしょうか？働く環境は大きく変わってきましたが仕事の基本は人とコミュニケーションです。この意識を常に持っておけば大体の仕事は突破できます。
　

テクニックも大事ですが、まずは「相手を想う気持ち」が必要です。想像力とも言いますね。

追記１：説明が下手な人におススメの資格

もっと簡単に早く説明下手を改善したい！コミュニケーションスキルを上げたい！という人は資格取得で自信を手にいれましょう。
>>仕事で使える伝え方コミュニケーション検定

　
専門的に学ぶことで、自分の説明力に確かな自信が持てます。職場で役立つ実践的なメソッドが受講から試験までわずか3時間のWeb学習で可能です。

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費用は13,200円（税込）

「説明ストレスからの解放」と「上司からの信頼を得る」が叶うので良い投資ではないでしょうか？社内の役職が１つ上がれば、それだけで元が取れますね。

追記２：説明が下手な人におススメの本5選

最後に説明が下手な人におススメの本を載せておきます。ノウハウ本なのでご自身に合う部分だけを使えばOKです。