資料作成能力は「読みやすい文章」と「作成の型」で決まる

　
今回は、こんな悩みにお答えします。
　

この記事の内容

1. 資料作成能力は「読みやすい文章」と「作成の型」で決まる
2. 資料作成能力を高める３つのポイント
3. 資料作成能力が高まると自己成長を実感する

「仕事ができる人は資料作成が上手いな。」そう感じたことはないでしょうか？「はい」と答えた人の感覚は素晴らしい。なぜなら仕事ができる人は論理的思考力と説明力が高く、読みやすい文章を書くからです。だから資料が上手く感じます。

　
つまり分かりやすい資料とは、論理的な構成かつ読みやすい文章で作られたものと言えます。私は誰もが知る大きな会社で19年過ごして、マネージャーとなって9年目です。

　
この記事では、私の経験から分かりやすい資料を作成する方法を具体的に解説しています。資料作成能力が高まれば、社内で存在感を示すことができるでしょう。

　
2020年から強制的にリモートワークが進められました。それに伴い打ち合わせや取引先との会議もオンラインで実施されるように。そんな時代に資料で思いを伝えられると、多少、説明が下手でも仕事を進められます。

　
とはいえ、説明上手に越したことはないので下記の記事も参考にしてみてください。

資料作成能力は「読みやすい文章」と「作成の型」で決まる

私は仕事でなかなか成長できない部下に、資料作成を極めることを勧めています。それは、これからの時代はオンラインでコミュニケーションを取る機会が多くなるからです。

例えばオンライン会議では説明者の言葉を聞いたり話し方を感じるよりも、画面に映る資料をじっくり見るようになりました。

たまにリアルでお会いする前に、オンラインで説明を受けることもあります。こうなると、今まで以上に資料作成能力が求められます。

　
後で誰が見ても誤解がない、そして簡潔に仕上げられた資料です。つまり対面でのコミュニケーション能力よりも、資料作成能力が重要になります。資料作成能力は「読みやすい文章」と「作成の型」を知ることで高まります。

資料は「読みやすい文章」で作成｜資料作成能力を高める３つのポイント

ここでお伝えする文章とは、仕事で使う文章です。小説や本など物語を重視している文章とは異なりますので、ご注意ください。※商品やサービスの提案資料をイメージして下さい。

1. 同じ語尾を連続で使うのは3回まで
2. 一文は長くても80文字まで
3. 漢字とひらがなの量を最適化する

専門的には、まだまだありますが、仕事の提案資料ではこの3つを意識するだけで格段に分かりやすい文章になります。読みやすい文章の専門的な知識を手に入れたいとおもったら、おススメは「文章術のベストセラー100冊」のポイントを1冊にまとめてみた。

文章のプロが持つ共通のノウハウが書かれているので、必要な部分だけサッと読めて実用的です。読んで損はないですね。書評を書いてます、参考にしてみてください。

同じ語尾を連続で使うのは3回まで

同じ語尾が連続して繰り返されると読んでる人は幼稚な文書に感じるからです。連続で使うのは3回までにしましょう。小学生時代の作文を思い返すと、分かりますね。

「僕は遠足に行きました。お弁当を友達と食べました。楽しい時間を過ごしました。そして家に帰りました。」

こんな感じで同じ語尾が続くと、ビジネス用語で文章を書いていたとしても幼稚に感じます。簡潔に書こうとするとなりがちです。意識して変化をつけましょう！

一文は長くても80文字まで

これは、接続詞を多く使って分かりにくい文章になるのを防ぐための目安です。さらに接続詞の中でも、２つの意味を持つ「が」を使うことは止めるようにします。

• 明日は台風が予想されています”が”、遠足はあります。（反対の意味）

• 遠足に行きました”が”とても楽しかったです。（そのままの意味）

上記の例のように「が」には、反対の意味を持ってくる場合とそのままの意味を持ってくる場合の2種類が存在します。忙しい仕事の場面において文脈を理解しないといけない文章を書くのは止めましょう。書き直すとすればこんな感じです。

• 明日は台風が予想されています。しかしながら遠足はあります。
• 先日、遠足に行きました。とても楽しかったです。

漢字とひらがなの量を最適化する

仕事で文章を作る理由は相手にこちらの考えを理解してもらうことです。

その役割を果たすために必要な作業が「漢字とひらがなの量を調整」となります。

２つの文章を見比べてください。

• 仕事で成長しない人はこれからの時代を生き抜く事は、大変難しいと思います。
• 仕事で成長しない人はこれからの時代を生き抜くことは、とても難しいと思います。

ちょっとした違いですが、下の文章の方が読みやすいと感じませんか？もちろん、時と場所をわきまえて使い方を変える必要はございます。

2種類の「作成の型」を使って資料作成能力を高める

文章の作成の型は２種類あります。この型を伝えたいことに応じて使えることが「資料作成能力」と言えます。

1. ＰＲＥＰ法
2. ホールパート法

いずれも、結論ファーストの手法で『厳密には話法』で使われます。しかしながら、コミュニケーションの手段が会話であっても文章であっても「伝え方の型」は共通です。伝え方については、下の記事で解説しています。

とても有名な話法なので、知っている人は飛ばして下さい。仕事の説明で、オチを最後に持ってくるのは最大のNG行為です。結論をまずは理解してもらい、背景や根拠について伝えることで納得度が高まります。

　
そして資料作成の最大の目的である「聞き手に行動させる」ことが達成できるのです。

資料作成能力の向上は感謝の言葉で実感する

仕事で成長すると、誰かの役に立つ回数が多くなります。誰かの役に立つと感謝の言葉を言われ、ますます仕事が好きになり成長できます。

ぜひ資料作成を通じて、成長の喜びを感じて下さい。読みやすく理解しやすい資料は、「議論を活性化」するために欠かせないツールです。

　
いかがでしたでしょうか？これからの厳しい時代をサラリーマンとして生き残る方法を解説してきました。資料作成能力を高めることで、社内で存在感を示すことができます。

　
また出世や転職できるチャンスも、広がってきます。これからを一緒に戦い抜いていきましょう！